Salle d'archives : comment bien l'aménager ?
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Dans une époque où le numérique et le digital prennent de plus en plus de place, le papier fait de la résistance ! En entreprise, les documents ont une place importante. Que ce soit un fichier client, des factures, des commandes ou bien votre compatibilité, il est nécessaire de conserver ces documents pour une durée indéterminée. Chaque entreprise doit dédier un espace pour leurs archives et leurs documents importants. Mais comment bien aménager une salle d’archives ? Dans quelles conditions ? Quels rayonnages choisir ? Dans ce guide, nous répondrons à toutes vos questions.
L’importance d’aménager une salle d’archives
Une salle d’archives a son importance dans toutes les entreprises ... Elle vous permet, en effet, de stocker et d’archiver tous vos documents historiques mais aussi vos papiers confidentiels. Mais pourquoi est-elle aussi importante ?
Tout d’abord, il est nécessaire d’aménager une salle d’archives d’un point de vue juridique. En France, la loi oblige, en effet, toutes les entreprises à conserver leurs documents pour une durée minimale. Selon le type de document, les entreprises se doivent de garder tout leur historique durant plusieurs années.
De plus, cette salle dédiée vous permettra d’assurer la sécurité de toutes vos archives et notamment des documents les plus sensibles.
Cette salle d’archivage vous permettra, aussi, de gagner un temps précieux. Vous n’aurez plus besoin de chercher le document qu’il vous faut durant des heures ... Avec une organisation bien rodée, cette salle d’archives sera un réel atout pour votre entreprise.
Quelles sont les conditions à respecter pour l’aménagement d’une salle d’archives ?
Il est très fréquent de trouver des salles d’archives dans la cave ou bien le grenier d’une entreprise. Cependant, ces endroits ne sont pas les meilleurs pour conserver des archives en papier. Dans ces pièces, les conditions climatiques ne sont pas optimales. Le taux d’humidité est, en effet, généralement très élevé, ce qui peut causer la détérioration de vos documents confidentiels et/ou importants.
Pour lutter contre cela, vos archives doivent être conservées dans une salle spécifique dont la température varie entre 16°C et 20°C maximum. De plus, le taux d’humidité ne doit pas être au-delà de 55%. Enfin, il est essentiel de protéger vos documents contre : les incendies, les inondations, les infiltrations et l’exposition à la lumière.
Pour répondre à ces problèmes, le rayonnage d’archives sera un allié de taille. Il vous permettra de positionner en hauteur tous vos documents et de les mettre dans différents dossiers pour leur éviter une surexposition à la lumière.
Comment bien choisir votre rayonnage d’archives ?
Après avoir trouvé l’endroit idéal pour conserver vos archives, il est important de choisir le rayonnage adéquat. Pour bien choisir votre rayonnage salle d’archives, plusieurs caractéristiques sont à prendre en compte.
Tout d’abord, il est essentiel de définir le type d’archives à stocker et notamment leurs dimensions et leur poids. Vous devez, ensuite, penser à leur méthode de stockage … Si vos documents sont stockés dans des boîtes d’archives, dans des registres, des caisses d’archives ou bien des dossiers suspendus, le rayonnage adapté sera différent.
De plus, vous devez vous pencher sur votre espace de stockage, en lui-même. Est-il grand ? Est-il haut ? Est-il large ou étroit ? En fonction de ces différentes réponses, vous pourrez choisir des rayonnages spécialement adaptés à cette pièce. Chez Equip’ rayonnage, notre mobilier est modulable pour répondre à tous vos besoins.
Quels sont les différents rayonnages d’archives ?
Maintenant, que vous savez tout ce qui est important à retenir pour l’aménagement d’une salle d’archives, vous pouvez choisir le rayonnage d’archives parfait pour votre espace dédié. Chez Equip’ Rayonnage nous vous proposons une multitude de rayonnages métalliques pensés pour répondre à tous vos besoins.
Le rayonnage dossiers suspendus
Ce rayonnage permet de stocker des dossiers suspendus grâce à des rails. Avec ces rayonnages, vous pourrez parfaitement combiner dossiers suspendus et boîtes d’archives classiques. Ils seront parfaits pour stocker un bon nombre de documents et cartons.
Rayonnage bureau parois pleines
Ce type de rayonnage spécifique est parfait pour stocker toutes vos boîtes d’archives, des dossiers suspendus mais aussi des fournitures de bureau. Dotés de parois pleines, ces rayonnages de bureau s’affirment avec un look classique. Ils trouveront forcément leur place dans le service administratif de votre entreprise et même dans les espaces accueillant du public. Dôté au dos d’un croisillon, ce rayonnage est à installer en simple face.
Rayonnage d’archives 80 kg
Ce rayonnage d'archives est le moins cher de notre gamme. Il a été conçu pour supporter des charges légères. Cette armoire permet, en effet, de stocker jusqu’à 80 kg de charge maximale par niveau. Elle sera parfaite pour les petites salles d’archives. Selon vos besoins vous pouvez l’utiliser en simple face le long d’un mur ou en double face pour former une allée.
Rayonnage d’archives 150 kg
Ce rayonnage archives est notre best-seller ! Il vous permettra d’aménager votre salle d’archives comme vous le souhaitez car il est parfaitement modulable. Ouvert de part et d’autre, vous pourrez même le positionner au centre de votre pièce pour créer des allées. Ce rayonnage tubulaire en acier recouvert de peinture époxy est une solution idéale pour l’optimisation de votre espace de rangement. Plusieurs dimensions sont disponibles tant pour les hauteurs que pour les longueurs et les profondeurs. De même, les tablettes réglables , faciles à monter, se positionnent tous les 5 cm à votre convenance. Chaque niveau supporte jusqu’à 150 kg.
Ces rayonnages pour professionnels sont modulables à l’infini. Vous pouvez ajouter des éléments suivants à votre élément de départ et adapter la hauteur de vos étagères en fonction de vos documents. Enfin, nos rayonnages d’archives sont parfaitement résistants aux chocs, aux rayures et aux acides. Adoptez-les dès maintenant pour créer votre espace d’archives, vous ne serez pas déçu !
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